نگهداري سوابق مكاتبات اداري جهت سهولت دسترسي و ارايه پاسخ‌هاي به‌موقع به طرف‌هاي تجاري و غير تجاري همواره يكي از پيچيده‌ترين امور هر سازمان بوده و عليرغم پيشرفت ارتباطاتي، مشكل به شكل گسترده‌اي در سازمان‌هاي خصوصي و دولتي دو چندان شده است.
نرم افزار اتوماسيون اداري شماران سيستم به‌عنوان يك ابزار قدرتمند، قابليت‌ها و امكانات ويژه‌اي را در اختيار مديران سازمان قرار مي‌دهد كه به‌توانند با بهره‌گيري از آن اداره بدون كاغذ را محقق سازند. با اين نرم‌افزار مديران مي‌توانند بدون حضور فيزيكي در محل سازمان، در هر لحظه و در هر كجا به نامه‌ها و ارجاعات خود دسترسي داشته و تمامي فرآيندهاي سازمان را كنترل نمايند.
يكپارچگي با ابزارهاي گردش كار شماران از قابليت‌هاي منحصر به‌فرد اين نرم‌افزار مي‌باشد. با ابزار فرم‌ساز، به‌راحتي فرم‌هاي اداري و سازماني مورد نياز طراحي مي‌گردند. افزون بر اين، با بهره‌گيري از ابزار گردش كار (workflow)، مي‌توان گردش كاري فرم‌ها را تعريف نمود. فرم‌ها به‌طور خودكار بر اساس ساختار سازماني و يا مسير تعريف شده از طريق كارتابل به گردش درآمده و در هر مرحله تكميل مي‌گردند.
پيامدهاي پياده‌سازي نرم افزار اتوماسيون اداري شماران
- ايجاد اداره بدون كاغذ
- دسترسي و پيگيري در هر لحظه و در هر كجا به نامه‌ها و ارجاعات بدون حضور فيزيكي در محل سازمان (دور كاري)
- توسعه تعاملات برون سازماني به‌واسطه تعريف كاربران خارج از سازمان نظير تامين‌كنندگان، مشاوران، پيمانكاران و ... (... ,B2B, B2C, B2G)
- تبادل مكاتبات اداري اتوماسيون اداري شماران با ساير اتوماسيون‌ها از طريق پروتكل ECE
- تعريف جريان‌هاي كاري هر بخش از سازمان با ابزار گردش كار
- كاهش هزينه‌هاي سازماني با صرفه‌جويي در مصرف كاغذ و فضاي بايگاني
- صرفه‌جويي در زمان با امكاناتي از قبيل تنظيم جلسات، دعوت و ارسال دستورجلسه، يادآوري به دعوت‌شدگان، بايگاني صورت‌جلسات، تخصيص فعاليت‌هاي مرتبط به كاربران و ...
- افزايش بهره‌وري سازمان به‌واسطه يكپارچگي نرم افزار اتوماسيون اداري با فرآيندهاي كسب و كار شماران و ساير شركت‌ها در حوزه‌هاي مالي و مديريت، اداري و منابع انساني، مديريت ارتباط با مشتري، زنجيره تامين و ...
- برنامه‌ريزي، زمانبندي و همچنين اولويت‌بندي فعاليت‌هاي كاربران با استفاده از امكان مديريت پروژه‌ها
- عدم دوباره‌كاري‌ها در خصوص جمع‌آوري و پردازش داده‌ها
- كنترل مدارك، مستندات و اطلاعات سازماني با مديريت مناسب و دقيق سطوح دسترسي
مزاياي نرم افزار اتوماسيون اداري شماران
- يكپارچگي با ابزارهاي گردش كار شماران از جمله فرم‌ساز، گردش كار، سيستم‌ساز و نظارت بر فعاليت‌هاي سازمان
- قابليت اتصال به سيستم‌هاي اطلاعات مديريت (نرم‌افزارهاي جامع و يكپارچه در حوزه‌هاي مالي، اداري، بازرگاني، توليد، مهندسي و مديريت ارتباط با مشتري) از طريق درگاه‌هاي تعريف شده
- استفاده هم‌زمان از محيط كاربري تحت وب و ويندوز
- مديريت سطوح دسترسي كاربران و حفظ امنيت و محرمانگي اطلاعات
- سادگي و كاربرپسند بودن واسط كاربري (UI)
- سرعت و سهولت در انجام امور دبيرخانه‌اي
- كارتابل براي تمامي كاربران داخل و خارج سازمان از جمله؛ تامين‌كنندگان، مشاوران، پيمانكاران و ...
- مديريت انواع موجوديت‌هاي اطلاعاتي شامل؛ نامه، فرم‌هاي اداري و سازماني، يادداشت‌هاي اداري، ارجاعات و ... در كارتابل
- گزارش كاركرد و كنترل حضور و غياب پرسنل از طريق كارتابل
- زمانبندي، كنترل و پيگيري اقدامات و پروژه‌ها در تمامي مراحل
- امكان ارسال و دريافت گروهي فاكس و ايميل از طريق كارتابل
- امكان ارسال پيام كوتاه (SMS) از طريق كارتابل
- تعاملات و ارتباطات خارج سازماني از طريق ويدئو كنفرانس
- گزارشات متنوع و يكپارچه از تمامي فعاليت‌هاي سازمان
نرم افزار حقوق و دستمزد