شماران سيستم

نقش فناوري اطلاعات در نحوه عملكرد مديريت منابع انساني

به جرات مي توان مدعي شد كه در طول تاريخ ظهور فناوري هاي مختلف هيچ نوع فناوري نتوانسته همانند فناوري اطلاعات، در بين رشته هاي مختلف علوم ارتباط ايجاد نمايد. فناوري اطلاعات به عنوان يك پيوند دهنده، تمامي علوم روز را به كار مي گيرد تا بتواند اطلاعات مورد نياز متخصصين، صنايع، سازمان ها و بالاخره همه مردم در قسمت هاي مختلف جامعه را در كمترين زمان و بهترين وجه ممكن تامين نمايد. به طوري كه امروزه فناوري اطلاعات مرزهاي كشورهاي جهان را در مي نوردد و ملت ها را در يك جامعه جهاني گردهم مي آورد.

شايد بتوان گفت به كارگيري صحيح فناوري اطلاعات نه تنها آينده زندگي بشر را بهبود خواهد بخشيد، بلكه سعي دارد تا خرابي هاي به بار آمده ناشي از فناوري هاي گذشته را نيز اصلاح نمايد. به عنوان مثال به كارگيري فناوري اطلاعات مشكلات ترافيك، كمبود مكان فيزيكي جهت انجام كار و تحصيل، كمبود زمان، رقابت و حسادت هاي بي مورد و پنهان كاري در تحصيل علوم، اشتغال و تبادل فرهنگي را مرتفع خواهد نمود. طبعاً در اين عرصه جديد، هر فرد و جامعه اي كه با شناخت و اشراف بيشتر، اهداف و آرمان روشنتر پا به ميدان بگذارد مي تواند از اين فناوري بهره بيشتري ببرد و در حوزه هاي مختلف اقتصادي، اجتماعي، فرهنگي و سياسي جهان نقش بيشتري داشته باشد. در كل فناوري هاي اطلاعاتي همراه با فاكتورهاي خود تحولات عظيمي در شركت ها و سازمان هاي بازرگاني ايجاد كرده است به گونه اي كه عملكرد كلي اين قبيل شركت ها كاملاً تحت تاثير ميزان كاربرد فناوري هاي مورد بحث مي باشد. در اين ميان مديريت منابع انساني به دليل نقش گسترده اي كه در سازمان دارد به نوبه خود متاثر از اين تحولات است. ]1[ به عبارت ديگر در سازمان هاي حاضر بيش از هرچيزي عملكردهاي مديريت منابع انساني تحت الشعاع فناوري اطلاعات قرار خواهد گرفت. بايد با بررسي و شناخت نقش فناوري اطلاعات در عملكردهاي مديريت منابع انساني و همچنين با طراحي و ايجاد يك سيستم پويا، زمينه ساز شناسايي، انتخاب، استخدام، آموزش و به كارگيري موثر منابع انساني در سازمان باشيم.

ورود و به كارگيري فناوري اطلاعات در سازمان در حوزه هاي مختلف كاركردهاي خاص خود را خواهد داشت و از جمله در حوزه منابع انساني و عملكردهاي آن مي تواند نقش هاي زيادي را در جهت انجام بهتر وظايف مديريت منابع انساني ايفا نمايد.
با به كارگيري فناوري اطلاعات در هر يك از عملكردها، زمينه هاي لازم جهت شناسايي، انتخاب استخدام، آموزش و به كارگيري موثر منابع انساني ايجاد خواهد شد و در نهايت ارتقاء عملكرد منابع انساني را به دنبال خواهد داشت. برخي از نتايج كاربرد فناوري اطلاعات در عملكردهاي مختلف مديريت منابع انساني به شرح ذيل است:
• دقت در انجام عملكرد
• سرعت در انجام عملكرد
• شفافيت در سيستم
• جامعيت در طراحي سيستم
• اطلاع رساني گسترده و به موقع با استفاده از شبكه هاي اينترنت و اينترانت
• ارزيابي دقيق و سريع
• اعلام بازخورد به موقع
• انجام امور تكرارپذير توسط سيستم هاي سخت افزاري
• كنترل و ارزيابي نامحسوس
• برقراري عدالت
• برقراري نظم بيشتر
سازمان ها همواره از جوانب مختلف تحت فشار هستند تا تغييراتي در آنها اعمال شود به عبارتي ديگر سازمان ها براي انطباق با محيطشان تغيير مي كنند و هدف نهايي از اين تغيير يك معقوله استراتژيك است؛ سازمان از طريق انطباق با محيط مي خواهند عملكرد بـقاء، رشـد و پيشرفت را تضمين نمايند. از اين رو ساختار سازماني در اين رابطه نقشي مهم ايفا مي كند. وقتي سازمان شكل مـعيني را مي پذيرد بهتر مي تواند وظايف خود را انجام دهد. در اين رابطه به خصوص فناوري هاي اطلاعاتي عامل اصلي تغيير محسوب مي شوند. فناوري هاي اطلاعاتي نه تنها عامل تغيير هستند بلكه خودشان با سرعت رو به رشدي تغيير مي كنند]12[. به عنوان مثال با گذشت زمان ابزارهايي كه سازمان ها جهت انجام امور جاري استفاده مي كنند تغيير مي كند، هم اكنون شايد به سختي بتوان سازماني را يافت كه از دستگاه نمابر و رايانه جهت انجام امورجاري خود بهره نبرد.
پيشرفت در فناوري اطلاعات بدان معني است كه اطلاعات بيشتري در سازمان ها ايجاد شده و گردش آن نيز سريع تر بوده است. بسياري از فرآيندهاي دستي قديمي به طور كامل مكانيزه شده اند، اين تحولات موجب تغييرات مهمي در ساختار شغلي و تخصصي پرسنل شده است. همانطوري كه در مبحث «نقش فناوري اطلاعات در عملكردهاي مديريت منابع انساني» ملاحظه نموديد در جهت تغيير بسياري از فرآيندهاي قبلي و انجام كارها از طريق رايانه و شيوه هاي جديد، فناوري اطلاعات نقش به سزايي را ايفا مي نمايد.
برخي از مواردي كه فناوري اطلاعات سبب تغيير فرآيندهاي سازمان مي شود عبارتند از]13[:
• فناوري اطلاعات موجب مكانيزه شدن و سرعت بالاي فرآيندها مي گردد.
• فناوري اطلاعات مشاغل مجازي و همكاري هاي راه دور را ممكن مي سازد.
• فناوري اطلاعات تعاملات را افزايش داده و بازخورد فوري را ممكن مي سازد.
• فناوري اطلاعات موجب ايجاد، توزيع، مديريت موثر و هوشمندانه دانش مي شود.
• فناوري اطلاعات محاسبات را در سطح وسيع و بدون خستگي انجام مي دهد.
• فناوري اطلاعات، اطلاعات را در سطوح مختلف سازمان به اشتراك مي گذارد.
با توجه به مطالب فوق حتي بيان اين مطلب كه در آينده سازمانها بدون فناوري اطلاعات و ارتباطات بتوانند به حيات ساختاري خود ادامه دهند تقريبا دور از تصور است. تاثيرات فناوري اطلاعات، ساختار را به گونه اي دگرگون مي سازد كه با شكل امروزي آن متفاوت خواهد بود. ساختار سازماني مناسب با پيشرفت فناوري ها، توان مديريت را در تحصيل ماموريت ها و هدف هاي راهبردي افزايش خواهد داد. در سازماني كه فرآيند گردش اطلاعات در آن ركن اساسي را ايفا مي كند (يا اطلاعات نگر و اطلاعات بر است) بدون شك فناوري اطلاعات و ارتباطات در ساختار آن تاثير خواهد گذاشت.

امروزه قابليتهاي نرم افزار منابع انساني در اكثر سازمان‌ها و شركتها بدليل پيچيده بودن محاسبات مختلف و همچنين تنوع محاسبات از جدي ترين موضوعات مي‌باشد.اهميت اين موضوع وقتي بيشتر مي‌گردد كه اين نرم افزار بعنوان ابزار سنجش عملكرد نيروي انساني و مبناي محاسباتي سيستم تشويقات و تنبيهات بكار گرفته مي‌شود. علاوه بر آن نرم افزار منابع انساني از جمله مهم‌ترين هزينه‌هاي يك سازمان و بخش قابل توجهي از بهاي تمام‌شده كالا و خدمات است كه ثبت صحيح اين هزينه‌ها قابليت اتكا ي صورتهاي مالي را بيشتر مي‌نمايد.نرم افزار حقوق و دستمزد

از موارد قابل توجه وجود قوانين , مقررات و آيين نامه ها يي است كه بر رو ي خروجي سيستم منابع انساني تأثيرگذار مي باشد , محاسبات سريع و دقيق منطبق با الزامات قانوني جذابيت استفاده از نرم‌ افزار منابع انساني را بيشتر مي نمايد . تا حدي كه حتي شركت‌هاي كوچك با كاركنان معدود تلاش مي‌نمايند نرم‌افزارهاي حقوق را جايگزين محاسبات دستي نمايند.
در طراحي نرم‌ افزار منابع انساني مي‌بايست امكان تعريف پارامتريك انواع وضعيتهاي استخدام ,انواع بيمه ها و انواع اضافات و كسورات , تعريف فرمول‌هاي متنوع محاسباتي در ساير آيتمهاي دستمزدي مورد نياز سازمانها وجود داشته تا با تعريف اين آيتمها دريافت فيش , ليست و گزارشات دقيق و قابل اتكا فراهم گردد .
از آنجا كه در برخي از شركتها و سازمانها افزايش بعضي از آيتمهاي احكام كه ارتباط مستقيم با محاسبات حقوق و دستمزد دارد با تأخير اعلام مي‌گردد نرم ‌افزار حقوق و دستمزد بايد توانايي محاسبه معوقات را داشته و به سهولت بتواند پردازش‌هاي لازم را براي ارائه خروجي صحيح انجام دهد، موضوعي كه همواره در پردازش‌ دستي به سختي و با بروز خطاهاي انساني زيادي همراه است.
بر اساس الزامات قانوني ، كارفرمايان موظف مي‌باشند ليستي از كاركنان و مشخصات آنها به همراه ماليات مكسوره را به حوزه‌هاي مالياتي ارسال و مبلغ ماليات متعلق به كاركنان را به حساب مخصوصي واريز نمايد , علاوه بر آن طبق قوانين تأمين اجتماعي لازم است هر ماه اسامي كاركنان و ميزان حقوق و دستمزد مشمول بيمه آنها طي ليستي به ادارات تأمين اجتماعي تسليم و حق بيمه سهم كارمند و كارفرما به حساب مربوطه واريز گردد؛ كه مي‌بايست در طراحي نرم‌ افزار منابع انساني به آن توجه نمود و همچنين اين امكان ايجاد گردد كه ليست مزبور با آيتمهاي مورد نياز سازمان تامين اجتماعي و وزارت دارايي تهيه ,اطلاعات آن به صورت فايل مورد تأييد توسط نرم‌افزار تامين اجتماعي و وزارت دارايي بصورت مكانيزه و بدون هيچ دخالت انساني تهيه گردد.
از ديگر مواردقابل اهميت در طراحي نرم‌ افزار منابع انساني تهيه فايل بانك براي واريز حقوق و يا مساعده طي ماه به حساب بانكي كاركنان مي باشد .اغلب مؤسسات چكي معادل جمع حقوق و دستمزد قابل پرداخت صادر و به همراه ليست كاركنان و شماره حساب بانكي به بانك ارسال مي‌نمايند كه در صورت عدم توانايي نرم‌ افزار منابع انساني براي تهيه چنين ليستي مي‌بايست اطلاعات به صورت دستي يا در فايل اكسلي ارائه گردد كه كاري خسته‌كننده و خطاپذير است.

نرم‌ افزار منابع انساني شماران سيستم به عنوان بخشي از نرم افزار جامع و يكپارچه پيشتاز، تمامي موارد مطرح شده فوق را رعايت و همچنين به دليل پارامتريك بودن اين امكان را مي‌دهد كه تنوع قوانين جاري و رويه‌هاي حاكم بر سازمان ها را به درستي پوشش دهد.

منبع:نرم افزار منابع انساني