نگهداري سوابق مكاتبات اداري جهت سهولت دسترسي و ارايه پاسخ‌هاي به‌موقع به طرف‌هاي تجاري و غير تجاري همواره يكي از پيچيده‌ترين امور هر سازمان بوده و عليرغم پيشرفت ارتباطاتي، مشكل به شكل گسترده‌اي در سازمان‌هاي خصوصي و دولتي دو چندان شده است.